Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Страница 1

Введение

Электронная почта – удобное и надежное средство общения, миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail.

Поток информации в Internet состоит из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой.

Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик.

Отцом электронной почты по праву считается профессор Рей Томлисон, ведущий инженер компании BBN Technologies. Первое электронное сообщение 2 октября 1971 года долго гонялось между двумя компьютерами лаборатории

В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социаль­ной жизни общества. Информация, закрепленная в докумен­тах, составляет основную часть информационных ресурсов орга­низаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и време­ни, а также обеспечивать свидетельства деятельности организа­ций (фиксировать управленческие действия, подтверждать реше­ния, определять права и ответственность работников и т. д.).

Традиционно в деятельности организаций использовались до­кументы на бумажных носителях. Применение новых инфор­мационно-коммуникационных технологий в сфере управленчес­кой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую фор­му, то есть к появлению документов, в которых информация пред­ставлена в электронно-цифровой форме и может быть вос­принята человеком только при помощи соответствующих про­граммных и технических средств.

Работу с документами преимущественно в электронной фор­ме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает хранить­ся и использоваться в такой форме на постоянной основе.

Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях элек­тронная почта (далее - ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:

- высокая скорость пересылки информации;

- низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;

- удобство составления, в том числе возможность многократ­но использовать заранее составленные электронные шаблоны;

- возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации.

Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение как для текущей деятельнос­ти организаций, так и в перспективе в качестве источника рет­роспективной информации о деятельности организации и ее от­дельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необхо­димых в текущей деятельности организаций, а также при исполь­зовании в будущем.

Объектом работы является СП «Софтформ» ООО.

Предмет – электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации.

Целью работы является изучение научно-методических аспектов использования электронной почты в документационном обеспечении организации.

В связи с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть сущность электронной почты как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации;

2) охарактеризовать особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия на примере СП «Софтформ» ООО;

3) исследовать прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты.

1 Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей

Электронная почта (electronic mail, E-mail) – это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.

К преимуществам электронной почты относятся [7, c. 93]:

¾ высокая скорость пересылки сообщений;

¾ на обмен информацией затрачиваются несколько минут, в то время как при использовании обычной авиапочты на пересылку корреспонденции затрачивается не менее недели;

¾ экономичность;

¾ одна страница текста передается за доли секунды, а по телефону необходимо затратить несколько минут;

¾ возможность работать с текстом, а не со звуком (голосом), что позволяет обдумать и отредактировать ответ во время обмена информацией, особенно на иностранном языке, не требуется мгновенная реакция;

¾ одновременная пересылка по нескольким адресам;

¾ удобный способ для передачи приглашений, рекламных сообщений и т.п.;

¾ передача файлов вместе с письмом.

Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.

Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера).

После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена — user@example.com — пользователь user на машине example.com.

Электронная почта является мощным маркетинговым инструментом и просто незаменима при решении целого ряда практических задач. Однако активная реклама и маркетинг с помощью электронной почты могут нести с собой и отрицательные последствия для получателей писем. Их почтовые ящики заполнены рассылками навязчивой рекламы (spamming). Поставщики почтовых услуг предлагают различные средства для борьбы со spam-письмами. А в почтовых программах можно установить специальные фильтры на запрет получения писем от определенных адресатов.

Для того чтобы сообщение было получено, необходимо указывать электронный адрес получателя.

Перейти на страницу номер:
 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15 
 16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28 
Скачать реферат Скачать реферат


Реклама

Разделы сайта

Последние рефераты